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  3. Examen Remoto de Documentos (Procedimiento Alterno Opcional al Examen Físico de Documentos)

Examen Remoto de Documentos (Procedimiento Alterno Opcional al Examen Físico de Documentos)

Si usted es un empleador que está inscrito y participa en E-Verify, puede optar por examinar de forma remota la documentación de su empleado.

Participación Requerida en E-Verify

Para participar, usted debe tener un buen historial en E-Verify si desea examinar de forma remota los documentos de sus empleados. Los recién inscritos y usuarios de E-Verify completarán un tutorial de E-Verify que incluye capacitación sobre concienciación sobre documentos fraudulentos. Los empleadores actuales que ya están inscritos en E-Verify tienen acceso a este tutorial y pueden volver a revisarlo en cualquier momento.

Empleador de E-Verify con buen historial:

  • Está inscrito en E-Verify en relación  a todos los sitios de contratación que utilizan el procedimiento alterno para examinar documentos de forma remota,
  • Utiliza E-Verify para confirmar la elegibilidad laboral de los empleados recién contratados en Estados Unidos, y
  • Cumple con todos los demás requisitos del programa E-Verify.

Procedimientos del Examen Remoto de Documentos:

  • Examinar copias (anverso y reverso, si el documento es de dos caras) de los documentos del Formulario I-9, o un recibo aceptable para garantizar que la documentación presentada parezca razonablemente genuina y estar relacionada con el empleado;
  • Llevar a cabo una interacción de video en vivo con la persona que presenta los documentos para garantizar que la documentación parezca razonablemente genuina y estar relacionada con la persona. El empleado primero debe transmitir una copia de los documentos al empleador (según el Paso 1 anterior) y luego presentar los mismos documentos durante la interacción de video en vivo; y
  • Conservar una copia clara y legible de la documentación (anverso y reverso si la documentación es de dos caras).

Indique que Utilizó un Procedimiento Alterno en el Formulario I-9:

  • En el Formulario I-9 del 08/01/2023, marque en la casilla para indicar que utilizó un procedimiento alterno en el bloque “Additional Information” (Información Adicional) en la Sección 2.
  • En la versión del Formulario I-9 del 10/21/2019, anote “Alternative Procedure” (Procedimiento Alterno) en el bloque “Additional Information” (Información Adicional) en la Sección 2.
AdditionalInformationExemplar

Reverificación o recontratación

  • Si está completando el examen  remoto de documentos para una recontratación o reverificación, marque la casilla en el Formulario I-9 Edición 08/01/2023, en el Suplemento B.
  • Continúe completando el Formulario I-9 de acuerdo con las instrucciones y guías relacionadas en Central I-9 y en el M-274, Manual para Empleadores.
  • Para la reverificación, no cree un nuevo caso de E-Verify.

Retención de Documentos

  • Conserve una copia clara (anverso y reverso, si es de dos caras) de todos los documentos examinados en formato impreso o electrónico, o en una combinación aceptable, mientras el empleado trabaje para usted, más el período especificado después de que su empleo haya finalizado.
  • La conservación de copias de documentos proporciona una oportunidad para evaluación como parte de una auditoría de rutina del empleador o para que un auditor de DHS evalúe si la documentación presentada durante el examen remoto que paarece ser genuina y estar relacionada con el empleado.
  • En caso de una auditoría del Formulario I-9 por parte de un inspector del gobierno federal, debe tener disponibles copias de la documentación de identidad y autorización de empleo en EE.UU. que el empleado presentó para el examen remoto de documentos.
Última Revisión/Actualización:
11/06/2023
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