Examinar Documentos
Usted debe examinar la documentación que presenta su empleado para completar la Sección 2 del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. No se requiere que usted sea un experto en documentos. Usted debe aceptar documentos que razonablemente aparenten ser genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta. Sin embargo, si su nuevo empleado proporciona un documento que no aparenta ser genuino o relacionado con ellos, debe rechazar ese documento y pedirle a su empleado que proporcione otros documentos que satisfagan los requisitos del Formulario I-9.
| Si su empleado | Entonces usted deberá | Consejos |
|---|---|---|
| Proporciona documentación original que razonablemente aparente ser genuina, relacionada con el empleado, y está en las Listas de Documentos Aceptables. | Aceptar la documentación. | |
| Proporciona un documento que no es original, no aparente ser razonablemente genuino o relacionado con el empleado, o no está en las Listas de Documentos Aceptables. | Rechace el documento y pida a su empleado que proporcione otro documento(s) que satisfaga los requisitos del Formulario I-9. | La norma es la razonabilidad. No se espera que sea un experto en documentos. |
| Escribe más de un apellido en la Sección 1, pero presenta un documento de las Listas de Documentos Aceptables que sólo tiene uno de esos apellidos. | Pregunte a su empleado la razón de la diferencia en los nombres. Si el documento razonablemente aparenta ser genuino y relacionado con la persona, usted puede aceptar el documento. | Adjunte un memorándum al Formulario I-9 explicando la discrepancia. |
| Presenta un documento de las Listas de Documentos Aceptables en el que su nombre se deletrea ligeramente diferente al nombre que escribió en la Sección 1. | Pregunte a su empleado la razón de la diferencia en la ortografía. Si razonablemente aparenta ser genuino y relacionado con la persona, puede aceptar el documento. | Pídale a su empleado que utilice su nombre legal completo en la Sección 1. Pídale que haga lo siguiente: corrija el Formulario I-9 e inicialice el cambio; proporcione un documento diferente con la ortografía correcta o proporcione un documento corregido. |
| Proporciona un documento en el cual el nombre que el empleado escribió en la Sección 1 es completamente o sustancialmente diferente del nombre en el documento. | Pregunte al empleado la razón del cambio de nombre.
Si su empleado mantiene que el nombre en la Sección 1 es su nombre legal y a usted le satisface el documento que razonablemente aparenta estar relacionado con el empleado, puede aceptar el documento. |
Formulario I-9 explicando la discrepancia. Si el empleado proporciona voluntariamente prueba de un cambio de nombre, usted puede guardar una copia de la misma con el memorándum. |
| Proporciona un documento que no aparenta ser razonablemente genuino y o relacionado con la persona o si no puede presentar otros documentos originales para satisfacer los requisitos del Formulario I-9. | Usted puede terminar el empleo. |
Nota: Esta tabla sólo aplica a empleados recién contratados.
Los empleadores que se asocian con el programa IMAGE (en inglés) reciben formación y educación del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU.(en inglés) sobre procedimientos apropiados de contratación, detección fraudulenta de documentos y leyes contra la discriminación. Los empleadores también pueden visitar el sitio web de la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) para más información sobre leyes contra la discriminación y la verificación de empleo.