Preguntas y Respuestas

Sí. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés) continúa adhiriéndose a esta política. Para obtener más información, comuníquese directamente con ICE.

Sí. El empleado debe presentar evidencia aceptable de autorización de empleo (de la Lista A o la Lista C) para demostrar que todavía está autorizado para trabajar. Cuando el empleador determina que el documento no está vencido, parece ser genuino y estar relacionado con el empleado, debe registrar el título del documento, el número de documento y la fecha de vencimiento, si corresponde, en el Suplemento B, luego firmar y fechar el Suplemento B.

Cuando un empleado H-1B necesita una nueva verificación de su autorización de empleo, puede optar por presentar su formulario I-94, ya que sólo se requiere un documento de la Lista A o de la Lista C para la nueva verificación.

No. El Formulario I-94 y el Formulario I-20 no establecen autorización de empleo para la reverificación en el caso de estudiantes F-1 que buscan empleo bajo capacitación práctica opcional (OPT), extensión de STEM OPT o empleo fuera del campus basado en dificultades económicas graves. Si se otorga autorización de empleo en estos casos, USCIS emite un Documento de Autorización de Empleo (EAD) como evidencia de la autorización de empleo.

El Documento de Autorización de Empleo (EAD) de OPT vencido del estudiante, junto con un Formulario I-20 endosado, se consideran documentos aceptables de la Lista A en el caso de un estudiante que está participando en OPT y cuyo estatus F-1 y su autorización de empleo se han extendido automáticamente como resultado de una petición de cambio de estatus H-1B presentada oportunamente (cubierta de brecha).

Un EAD de OPT vencido con un Formulario I-20 endosado también es un documento aceptable de la Lista A en el caso del estudiante OPT F-1 con una solicitud de extensión STEM pendiente. El estudiante está autorizado a trabajar hasta que USCIS tome una decisión sobre su solicitud, pero no más tarde de 180 días a partir de la fecha de vencimiento inicial del EAD de OPT.

Para obtener más información sobre la reverificación y las extensiones de STEM OPT F-1 y la cubierta de brecha para los estudiantes, consulte la Guía para Completar el Formulario I-9 (PDF).

El pasaporte extranjero del empleado establece la identidad y, por lo tanto, inicia automáticamente una nueva verificación cuando caduca. En el caso de un estudiante, el Formulario I-94 y el I-20 establecen la autorización de empleo. La nueva verificación inicia usando como referencia el documento con la fecha de finalización anterior. Ambos documentos deben tratarse como un grupo. La nueva verificación no debe completarse cada vez que caduque uno de los documentos del grupo. Para cumplir con los requisitos de reverificación, el empleado puede presentar cualquier documento de su elección de la Lista A o de la Lista C. Si el documento que el empleado elige presentar consiste en una combinación de documentos (por ejemplo, pasaporte extranjero con el Formulario I-94 que indique la clasificación de no inmigrante del empleado con trabajo autorizado inherente al estatus de un empleador específico), entonces todos los documentos deben registrarse en el Suplemento B.

El recibo de confirmación impreso del sitio web de USCIS indica que no es una notificación de recibo y no se puede usar como evidencia de una solicitud pendiente. No es un recibo aceptable por un EAD perdido. El Formulario I-797C, Notificación de Acción, que USCIS envía por correo al empleado es un recibo aceptable para validar que se ha presentado una solicitud de un EAD de reemplazo.

Las reglas del Formulario I-9 permiten a los empleadores elegir si conservan copias de los documentos que los empleados presentan para completar su Formulario I-9. Por lo tanto, puede optar por comenzar o poner fin a la práctica de guardar copias de los documentos en cualquier momento, siempre y cuando lo haga para todos los empleados, independientemente de su origen nacional o estatus de ciudadanía, o podría estar violando las leyes contra la discriminación.

No destruya copias de documentos previamente conservadas. Las reglas de DHS establecen que una vez que haga copias de los documentos, debe conservarlos con los Formularios I-9 o almacenarlos con los registros del empleado.

Si un empleado presenta una tarjeta de pasaporte estadounidense, una tarjeta de residente permanente (Formulario I-551) o un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766), debe fotocopiar el anverso y el reverso de estas tarjetas. Si el empleado presenta un pasaporte de EE.UU., debe fotocopiar el código de barras en la página frontal y la página posterior. Además, si participa en el proceso de examen de documentos de forma remota, debe conservar copias del anverso y el reverso (si tiene dos caras) de la documentación que el empleado presente para verificar su identidad y autorización de empleo.

El período de validez comienza el primer día completo de trabajo del empleado y, en el caso de la reverificación, comienza a partir de la fecha en que se requiere la reverificación (en otras palabras, cuando caduca un documento que requiere una nueva verificación o la fecha en que expira la autorización de empleo).

Por ejemplo, si un empleado comienza a trabajar el lunes, el empleador debe contar el martes como el primer día y contar 90 días a partir de esa fecha para determinar el período de validez del recibo.

Si el mismo empleado comienza a trabajar un lunes, pero no proporciona el recibo para completar la Sección 2 hasta el jueves, el empleador aún debe contar el martes como el primer día y contar 90 días para determinar el período de validez del recibo.

Puede aceptar un documento con un nombre diferente al nombre ingresado en la Sección 1 siempre que determine si el documento está razonablemente relacionado con el empleado. También es posible que desee adjuntar una nota al Formulario I-9 que indique el motivo de la discrepancia de nombre, junto con cualquier documentación de respaldo que proporcione el empleado. Un empleado puede proporcionar documentación para respaldar su cambio de nombre, pero no está obligado a hacerlo. Sin embargo, si determina que el documento con un nombre diferente no parece ser razonablemente genuino y no estar relacionado con el empleado, puede pedirle que proporcione otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9.

Debe examinar los documentos y, si a primera vista parecen razonablemente genuinos y estar relacionados con la persona que los presenta, debe aceptarlos. Hacer lo contrario podría ser una práctica laboral injusta relacionada con la inmigración. Si los documentos no parecen razonablemente genuinos o estar relacionados con la persona que los presenta, no debe aceptarlos. Puede preguntar si el empleado tiene otra documentación para apoyar el Formulario I-9.

Para completar el Formulario I-9 para el empleo en el campus, el empleado estudiante F-1 solo debe presentar un pasaporte extranjero vigente y un I-94 que indique el estatus de no inmigrante F-1. Los empleadores no están obligados a registrar información del Formulario I-20 del estudiante en la Sección 2. El empleo en el campus está autorizado hasta la finalización del curso de estudio del estudiante. La anotación de admisión de no inmigrante F-1 en el Formulario I-94/I-94A generalmente dice "D/S", que significa duración del estatus. El Formulario I-20 del estudiante F-1 lleva la fecha más tarde en la que se deben completar los estudios. Esta fecha se puede usar como la fecha en la que los empleadores deben volver a verificar la autorización de empleo del estudiante y debe ser ingresada por el empleado en la Sección 1.

Una licencia de conducir temporal emitida por el estado es un documento aceptable de la Lista B para el Formulario I-9 si contiene una fotografía o información de identificación como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección. Se deben seguir todas las condiciones de la licencia de conducir temporal, como que la licencia vencida debe acompañar a la licencia de conducir temporal para que sea válida.

Un refugiado puede optar por presentar cualquier documento aplicable de las Listas de Documentos Aceptables. El Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) proporciona a los refugiados los Formularios I-94 electrónicos o en papel, Registro de Entrada y Salida, como evidencia de su estatus y autorización de empleo. El Formulario I-94 electrónico de un refugiado contiene el código de admisión de "RE" y un Formulario I-94 en papel tiene un sello de admisión de refugiado. Un refugiado puede usar su Formulario I-94 vigente como recibo de un documento que establece tanto la autorización de empleo como la identidad durante 90 días. Después de la emisión del Formulario I-94, USCIS procesará un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) para un refugiado. Si un empleado presentó un Formulario I-94 con un sello de admisión de refugiado vigente como recibo, antes de que finalicen los 90 días, el empleado debe presentar un Documento de Autorización de Empleo o una combinación de un documento de la Lista B y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones.

La carta de embarque de transporte emitida por el Departamento de Estado de un refugiado es un documento de identidad aceptable de la Lista B # 2 si contiene una fotografía o información de identificación (nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección) y parece ser genuino y se relaciona con la persona que lo presenta.

No. Un Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, sellado con "parole" no es evidencia de autorización de empleo y, por lo tanto, no es un documento aceptable de la Lista C. Antes de que la mayoría de las personas en libertad condicional puedan trabajar, deben solicitar una autorización de empleo. Si aprobamos su solicitud, emitiremos un Documento de Autorización de Empleo, que es un documento aceptable de la Lista A.

Nota: Un empresario extranjero con libertad condicional bajo el Programa de Regla de Empresario Internacional es un empleo autorizado como consecuencia de la concesión de la libertad condicional. El pasaporte extranjero del empresario en libertad condicional y el Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, que lleva el mismo nombre que el pasaporte y el endoso vigente de la libertad condicional del empresario (PE-1) son aceptables como un documento de la Lista A.

Nota: Algunos ucranianos y afganos con permiso de permanencia temporal tienen autorización de empleo inherente al estatus.

Sí. No se requiere una firma en la tarjeta para que la tarjeta sea válida. Puede aceptar una tarjeta de Seguro Social sin firmar siempre y cuando la tarjeta parezca razonablemente genuina y se relacione con la persona que la presenta.

El empleador debe adjuntar una nota al Formulario I-9 del empleado explicando la discrepancia. Asegúrese de que la nota esté firmada y fechada.

Un empleador no puede corregir errores u omisiones en la Sección 1. Si un empleador descubre un error u omisión en la Sección 1 del Formulario I-9 de un empleado, el empleador debe pedirle al empleado que corrija el error. La mejor manera de corregir el error es hacer que el empleado:

Trazar una línea a través de la información incorrecta;

Introduzca la información correcta u omitida; y

Ponga sus iniciales y fecha en la corrección o información omitida.

Los empleados que necesiten ayuda para corregir o ingresar la información omitida en la Sección 1 pueden tener un preparador y/o traductor que los ayude con la corrección o la información omitida. El preparador o traductor debe:

Haga la corrección o anote la información omitida o ayude al empleado a hacer la corrección o anote la información omitida. El empleado, preparador o traductor debe trazar una línea a través de la información incorrecta e ingresar la información correcta o anotar la información omitida;

Pida al empleado que ponga sus iniciales y la fecha de la corrección o de la información omitida, si es posible; y

Ponga sus iniciales y fecha en la corrección o la información omitida junto a las iniciales del empleado.

Si el preparador y/o traductor que ayudó con una corrección o anotó información omitida completó un bloque de certificación del Suplemento A, Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1 cuando el empleado completó inicialmente el Formulario I-9, no debe volver a completar el bloque de certificación.

Si el preparador y/o traductor no completó previamente el campo de certificación, deberá completar un nuevo campo de certificación en el Suplemento A, Certificación del Preparador y/o Traductor para la Sección 1;

Si el empleado ya no trabaja para el empleador, el empleador debe adjuntar al formulario existente una declaración firmada y fechada que identifique el error u omisión y explique por qué no se pudieron hacer correcciones (por ejemplo, porque el empleado ya no trabaja para el empleador).

Un empleador solo puede corregir errores cometidos en la Sección 2 o en el Suplemento B del Formulario I-9. La mejor manera de corregir el formulario es:

Trazar una línea a través de la información incorrecta;

Introduzca la información correcta u omitida; y

Ponga sus iniciales y fecha en la corrección o información omitida.

Un empleador no debe ocultar ningún cambio realizado en el Formulario I-9, por ejemplo, borrando texto o usando líquido corrector, ni debe antedatar el Formulario I-9. Un empleador que cometió múltiples errores en la Sección 2 o en el Suplemento B del formulario puede rehacer la(s) sección(es) que contiene(n) los errores en un nuevo Formulario I-9 y adjuntarlo al formulario previamente completado. Un empleador debe adjuntar una explicación de los cambios realizados a un Formulario I-9 existente o la razón por la que se completó un nuevo Formulario I-9, y firmar y fechar la explicación.

Si un Formulario I-9 nunca se completó o falta, la versión actual del Formulario I-9 debe completarse lo antes posible. Los empleadores no deben antedatar el formulario, sino que deben indicar claramente la fecha real en que comenzó el empleo en la parte de certificación de la Sección 2. Los empleadores deben adjuntar una explicación firmada y fechada de las medidas correctivas tomadas.

Los empleadores que completen y conserven el Formulario I-9 en formato impreso solo deben conservar el Formulario I-9 con las firmas manuscritas originales. Los empleadores deben conservar los Formularios I-9 durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha en que se termina el empleo de la persona, lo que ocurra más tarde. Las fotocopias o copias enviadas por fax del Formulario I-9 completado no son aceptables para cumplir con este requisito de retención.

Los empleadores pueden optar por escanear y cargar los formularios originales firmados para conservarlos electrónicamente. Una vez que estos Formularios I-9 estén almacenados de forma segura en formato electrónico, los Formularios I-9 originales en papel pueden ser destruidos.

No. No puede retener el pago por el trabajo completado o un formulario W-2 de ningún empleado por ninguna razón asociada con el Formulario I-9.

Los empleadores que deseen implementar un Formulario I-9 electrónico con una función de firma electrónica pueden volver a crear un Formulario I-9 que incluya dicha función, siempre y cuando el formulario resultante sea legible; no hay ningún cambio en el nombre, el contenido o la secuencia de los elementos de datos y las instrucciones; no se insertan elementos de datos o lenguaje adicionales; y se cumplen las normas especificadas en 8 CFR 274a.2(e) a (i), según corresponda. El sistema utilizado para generar y almacenar el Formulario I-9 electrónico también debe cumplir con las regulaciones que se encuentran en 8 CFR 274a.2 (e)-(i). Consulte la Sección 10.1 del Manual para Empleadores (M-274) (PDF): Instrucciones para completar el Formulario I-9 para obtener más información.