Completar la Sección 1, Información y Verificación del Empleado
Al completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, , usted, como empleador, debe poner a la disposición de los empleados recién contratados las instrucciones completas del formulario y las Listas de Documentos Aceptables. Sus empleados deben completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de empleo (el comienzo en las labores de un empleado a cambio de salario u otra remuneración, denominado fecha de contratación en las reglas del Departamento de Seguridad Nacional), pero pueden completar la Sección 1 en cualquier momento después de aceptar la oferta de trabajo. Los preparadores y traductores pueden ayudar a los empleados a completar la Sección 1.
Nota: Usted puede revisar los documentos del empleado y completar la Sección 2 en cualquier momento entre la fecha en que el empleado acepta la oferta de trabajo y completa la Sección 1 y los tres días laborables siguientes a la contratación.
Responsabilidades del empleado en la Sección 1
- Nombre legal completo:
- Los empleados con dos apellidos deben ingresar ambos nombres. Los empleados con dos nombres (nombres de pila) deben ingresar ambos nombres.
- Los empleados con un solo nombre deben ingresarlo en el campo Apellido y, a continuación, ingresar "Desconocido" en el campo Nombre.
- Los empleados deben incluir el guión (-) o el apóstrofo (') si sus nombres los llevan.
- Los empleados con segundo nombre deben ingresar la inicial del segundo nombre.
- Otros apellidos legales utilizados, incluido el apellido de soltera, si aplica;
- Dirección actual, incluyendo nombre y número de la calle ciudad, estado y código postal. Incluya el número o letra del apartamento, si aplica;
- Fecha de nacimiento;
- Ciudadanía o condición de inmigrante marcando la casilla correspondiente para indicar si es ciudadano de EE.UU., nacional de otro país, residente legal permanente en EE.UU. o no ciudadano autorizado a trabajar en EE.UU.;
- Si aplica, número A/USCIS, número de admisión del Formulario I-94, o número de pasaporte extranjero (incluido el país de emisión) y la fecha de expiración de la autorización de empleo; y
- Firma y fecha.
Entradas Opcionales del Empleado para la Sección 1:
- Número de Seguro Social (Excepción: Los empleados deben facilitar su número de Seguro Social si usted participa en E-Verify)
- Dirección de correo electrónico (los empleados pueden recibir notificaciones por correo electrónico de USCIS si participa en E-Verify); y
- Número de teléfono.
Los empleados deben firmar el formulario aunque les ayude un preparador o traductor. Cada preparador o traductor que ayude a su empleado debe proporcionar su nombre y dirección y debe firmar y fechar un bloque de certificación separado en el Suplemento A, Certificación del preparador y/o Traductor para la Sección 1.
Debe conservar las páginas suplementarias completadas junto con el Formulario I-9 cumplimentado del empleado.
La fecha que su empleado introduce junto a su firma debe coincidir con la fecha en que el preparador/traductor firmó el suplemento.
Responsabilidades del Empleador en la Sección 1
Debe revisar la información facilitada por sus empleados para asegurarse:
- Que han llenado todos los campos obligatorios;
- Que han proporcionado un número de Seguro Social si usted participa en E-Verify. (Si no participa en E-Verify, los empleados no están obligados a ingresar su número de Seguro Social);
- Que firmaron y fecharon sus formularios; y el preparador o traductor llenó, firmó y fechó el campo de certificación en el Suplemento A y/o Certificación del Traductor para la Sección 1 si el empleado utilizó un preparador o traductor.
También debe:
- Comprobar si sus empleados han indicado en la sección 1 que su autorización de empleo va a expirar.
- Es posible que tenga que volver a verificar la autorización de empleo de su empleado cuando expire. Puede recordarles al menos 90 días antes de la fecha de expiración que tendrán que presentar un documento de la Lista A o de la Lista C para demostrar que siguen teniendo autorización de empleo a efectos de reverificación. Deberán presentar estos documentos en o antes de la fecha de expiración de su autorización de empleo actual.
- Comprobar si la fecha de caducidad de la autorización de empleo que el empleado proporcionó en la Sección 1 coincide con la fecha de caducidad del documento de la Lista A o la Lista C que presentó para la Sección 2, Revisión y atestación del empleador. Si las fechas no coinciden, utilice la fecha anterior a efectos de reverificación.