10.3 Inspección

INA autoriza específicamente a los oficiales de DHS, IER y DOL a inspeccionar los Formularios I-9, incluidas las copias de los documentos retenidos de los empleados con el Formulario I-9 correspondiente. Los oficiales le notificarán al menos tres días laborales antes de comenzar una inspección. Debe hacer que los Formularios I-9 estén disponibles según se soliciten en el lugar donde DHS, IER o DOL pidan verlos. También puede enviar los Formularios I-9 y los documentos de respaldo a la agencia en formato electrónico o en copia impresa, si así se solicita.

Si almacena los registros del Formulario I-9 en una ubicación fuera de la localidad informe al proveedor de la inspección dónde está la localidad y haga los arreglos para la inspección. Los oficiales de inspección pueden realizar una inspección en una oficina de una agencia autorizada de Estados Unidos si se hacen arreglos previos. Los reclutadores o agentes que refieren por pago que designen a un empleador para completar los procedimientos de verificación de empleo pueden presentar copias o imágenes electrónicas impresas de los Formularios I-9 durante una inspección. Si se niega o retrasa una inspección, es posible que se determine que no ha cumplido con los requisitos legales y/o reglamentarios anteriores.

Durante una inspección, usted debe:

• Recuperar y presentar solo los Formularios I-9 y los documentos de respaldo que el oficial de inspección solicite específicamente. Los documentos de respaldo incluyen copias de los documentos del Formulario I-9 almacenados con los Formularios I-9 y los resultados de auditorías asociadas que demuestran las acciones tomadas dentro o en el sistema durante un período de tiempo determinado.
• Proporcionar al oficial de inspección el hardware, software, acceso al personal de la empresa y los documentos apropiados necesarios para localizar, recuperar, leer y reproducir cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente, cualquier documento de respaldo y los resultados de auditorías asociadas, informes y otros datos utilizados para mantener la autenticidad, integridad y confiabilidad de los registros.
• Si se le solicita, proporcione al oficial de inspección cualquier archivo de resumen electrónico razonablemente disponible u obtenible (como hojas de cálculo) que contenga todos los campos de información en cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente.

Si usted es un empleador en E-Verify y recibe una notificación de inspección, debe proporcionar los formularios I-9 que contienen los números de verificación de casos de E-Verify. Si no incluyó los números de caso de E-Verify en el Formulario I-9, proporcione las páginas de detalles del caso de E-Verify durante la inspección.