8.0 Reglas para la Continuación de Empleo y Otras Reglas Especiales

Usted debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando se realice una contratación, a menos que vuelva a recontratar a un empleado dentro de tres años posteriores a la fecha en que se completó el Formulario I-9 anterior del empleado. Sin embargo, en ciertas situaciones, no se considera que una contratación haya tenido lugar a pesar de una interrupción en el empleo. En caso de una interrupción en el empleo, debe determinar si el empleado continúa en su empleo y tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento.

Estas situaciones constituyen empleo continuo:

• Licencia remunerada o no remunerada aprobada a causa de la enfermedad o el embarazo del empleado; licencia de maternidad o paternidad, vacaciones, estudio, empresas sindicales, enfermedad o discapacidad de un miembro de la familia, u otra licencia temporal que usted haya aprobado;
• Ascensos, degradaciones o aumentos salariales;
• Despido temporal por falta de trabajo;
• Huelgas o conflictos laborales;
• Reincorporación después de la suspensión disciplinaria por despido injustificado declarado injustificado por cualquier tribunal, árbitro u organismo administrativo, o resuelto de otra manera a través de la reincorporación o el acuerdo;
• Transferir de una unidad distinta de un empleador a otra unidad distinta del mismo empleador; puede transferir el Formulario I-9 del empleado a la unidad receptora.
• Empleo estacional;
• Continuación del empleo con un empleador relacionado, sucesor o reorganizado, siempre que el empleador obtenga y mantenga registros y Formularios I-9, cuando corresponda, del empleador anterior. Un empleador relacionado, sucesor o reorganizado incluye:
  • El mismo empleador en otro lugar;
  • Un empleador que continúa empleando a cualquier empleado de la fuerza laboral de otro empleador, y ambos empleadores pertenecen a la misma asociación de múltiples empleadores y el empleado continúa trabajando en la misma unidad de negociación bajo el mismo convenio colectivo. Para estos fines, cualquier agente designado para completar y mantener el Formulario I-9 debe ingresar la fecha de contratación y/o terminación del empleado cada vez que el empleado sea contratado y/o despedido por un empleador de la asociación de empleadores múltiples.
  • Los empleadores que han adquirido o se han fusionado con otra empresa tienen dos opciones:
    • Opción A: Trate a todos los empleados adquiridos como nuevos empleados y complete un nuevo Formulario I-9 para cada persona. Ingrese la fecha efectiva de adquisición o fusión como el primer día de empleo del empleado en la Sección 2 del nuevo Formulario I-9. Si elige la Opción A, debe completar un nuevo Formulario I-9 para todos sus empleados adquiridos.
    • Opción B: Trate a todas las personas adquiridas como empleados que continúan en su estatus de empleo ininterrumpido y conserve el Formulario I-9 del propietario anterior para cada empleado adquirido. Usted será responsable de cualquier error u omisión en el Formulario I-9 previamente completado. Usted y/o el empleado deben hacer cualquier corrección al Formulario I-9 existente del empleado adquirido. Para obtener más información, consulte la Sección 9, Corrección de Errores o Información Faltante en el Formulario I-9.

Los empleados contratados el o antes del 6 de noviembre de 1986 que continúan en su empleo y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento están exentos de completar el Formulario I-9 y no pueden ser verificados en E-Verify. Para obtener ayuda para tomar esta determinación, consulte 8 CFR 274a.2(b)(1)(viii) y 8 CFR 274a.7. Si determina que un empleado contratado el o antes del 6 de noviembre de 1986, no continúa en su empleo o no tiene una expectativa razonable de empleo en todo momento, se le puede solicitar al empleado que complete un Formulario I-9.

Los contratistas federales con la cláusula FAR de E-Verify están sujetos a reglas especiales con respecto a la verificación de los empleados actuales. Para obtener más información, consulte la Guía Complementaria de E-Verify para Contratistas Federales en e-verify.gov.

Para determinar si un empleado que continúa con su empleo tenía una expectativa razonable de empleo en todo momento, debe considerar varios factores, que incluyen (entre otros) si:

• La persona fue empleada de manera regular y sustancial. Puede determinar la “base regular y sustancial” comparando a otros trabajadores que están empleados de manera similar por el empleador.
• La persona cumplió con la política establecida y publicada del empleador con respecto a su ausencia.
• El historial del empleador de recordar a los empleados ausentes para el empleo indica que es probable que la persona en cuestión reanude el empleo con el empleador dentro de un tiempo razonable.
• Otro trabajador no ha ocupado permanentemente el puesto anterior de la persona.
• La persona no ha buscado u obtenido beneficios durante su ausencia del empleo que sean inconsistentes con la expectativa de reanudar el empleo dentro de un tiempo razonable.
• Su condición financiera le permite a la persona reanudar su empleo dentro de un tiempo razonable.
• La comunicación oral y/o escrita entre usted, sus empleados supervisores y la persona indica que dicha persona probablemente reanudará el empleo dentro de un tiempo razonable.

Inspeccione el Formulario I-9 previamente completado (y, si es necesario, actualice el formulario o vuelva a verificar al empleado) y almacene el formulario como si no hubiera interrupción en el empleo.

Si determina que su empleado fue despedido y ahora es recontratado, y la nueva contratación ocurre dentro de tres años posteriores a la fecha en que se completó el Formulario I-9 original, tiene la opción de completar un nuevo formulario o utilizar en el original.