8.1 Otras Reglas Especiales para Ciertos Empleadores
Miembros de Asociaciones de Empleadores
Aplican reglas especiales a los empleadores que son miembros de una asociación de dos o más empleadores que han llegado a un acuerdo de negociación colectiva con una o más organizaciones de empleados. En este caso, cumplirá con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para su empleado si:
- El empleado es miembro de una unidad de negociación colectiva y está empleado bajo un acuerdo de negociación colectiva como se describe anteriormente; y
- Otro empleador que es miembro de la misma asociación de empleadores (o un agente de la asociación de empleadores) ha cumplido previamente con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para esta persona dentro de tres años (o, si es menor, el período de tiempo que la persona está autorizada a trabajar en Estados Unidos).
Todavía aplican sanciones por emplear a sabiendas a no ciudadanos que no están autorizados a trabajar en Estados Unidos.
Agencias estatales de empleo
Una agencia estatal de empleo, también conocida como agencia estatal de mano de obra, se define en 8 CFR 274a.1 como cualquier unidad del gobierno estatal designada para cooperar con el Departamento del Trabajo de Estados Unidos en el funcionamiento del sistema público de servicios de empleo.
Las agencias estatales de empleo tienen la opción de completar el Formulario I-9 para las personas que recomiendan para el empleo. Las agencias que lo hagan deben emitir un certificado de elegibilidad de empleo para usted, como empleador, por lo que se recibe dentro de 21 días laborales posteriores a la fecha en que se contrata a la persona referida. La persona referida no puede presentar el certificado.
Formulario I-9
Para completar el Formulario I-9, la agencia debe seguir las guías de este manual, excepto que la agencia debe dejar en blanco el primer día de empleo del empleado en la Sección 2 y no debe aceptar recibos en lugar de documentos.
No se requiere que la agencia complete el Formulario I-9 y le emita un certificado para una persona referida que sea contratada por tres días o menos. Si la agencia elige completar el Formulario I-9 para estas personas, deben ser consistentes y completar el Formulario I-9 para todas las personas contratadas por tres días o menos. La agencia debe notificarle su política en estas circunstancias. Si la agencia decide no verificar la elegibilidad de empleo o emitir certificaciones, debe indicarle que debe completar el Formulario I-9 para estas personas. Esta notificación puede estar incluida en la orden de trabajo o en el formulario de referido que reciba de la agencia.
Recomendación
Después de que la agencia y la persona referida completan el Formulario I-9, la agencia debe proporcionarle una orden de trabajo u otra referencia apropiada a nombre de la persona referida. La orden de trabajo sirve como evidencia de que la agencia completó el Formulario I-9 para la persona referida. La agencia puede proporcionarle la orden de trabajo por teléfono.
La orden de trabajo u otros referidos, incluidas las autorizaciones telefónicas, proporcionan lo siguiente:
- Nombre de la persona referida;
- Fecha del referido
- Número de orden de trabajo u otro número de identificación;
- Nombre y cargo del oficial de la agencia; y
- Dirección y número de teléfono de la agencia.
Estándares de certificación
Las agencias deben emitir un certificado con membrete oficial de la agencia y un oficial designado debe firmarlo. Los certificados deben incluir la siguiente información:
- Fecha de expedición del certificado;
- Nombre y dirección del empleador;
- Nombre y fecha de nacimiento de la persona referida;
- Puesto o tipo de empleo para la persona referida;
- Número de orden de trabajo;
- Formulario I-9 Sección 2 documento(s), incluyendo título y número;
- Certificación de que la agencia cumplió con 8 CFR 274(a)(1)(B) para verificar la identidad y elegibilidad de empleo de la persona referida, y determinar, según el mejor conocimiento de la agencia, que la persona está autorizada a trabajar en Estados Unidos;
- Cualquier restricción, condición, fecha de vencimiento u otras limitaciones que se relacionen con la autorización de empleo de la persona o una declaración que afirme que no hay restricciones;
- Una declaración de que el empleador no está obligado a verificar la identidad o la elegibilidad de empleo de la persona, pero que debe conservar la certificación en lugar del Formulario I-9;
- Un espacio o línea para que la persona referida, bajo pena de perjurio, firme su nombre frente al empleador cuando el empleador reciba la certificación; y
- Una declaración de que la falsificación, emisión no autorizada o alteración de la certificación constituye una violación de la ley federal bajo el Título 18, U.S.C. 1546.
Si una persona previamente referida y certificada regresa dentro de tres años posteriores a completar el Formulario I-9, la agencia debe revisar el Formulario I-9 del empleado. Si la persona todavía está autorizada para trabajar, la agencia no necesita completar un nuevo Formulario I-9 antes de emitir un nuevo certificado. No se requiere un nuevo certificado cuando una persona es referida y recontratada por el mismo empleador. La agencia debe volver a verificar la autorización de empleo de la persona utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación si está vencida antes de emitir un nuevo certificado. Consulte la Sección 6.1, Nueva Verificación de la Autorización de Empleo para Empleados Actuales, para obtener más información.
Si la persona referida regresa para otros referidos y la agencia completó su Formulario I-9 hace más de tres años, la agencia debe completar un nuevo Formulario I-9.
Retención de documentos
La agencia debe tener un Formulario I-9 y una copia del certificado para cada referido en la nómina de un empleador.
La agencia estatal de empleo debe conservar el Formulario I-9 y el certificado durante tres años a partir de la fecha en que la persona fue Referidas por última vez por la agencia y contratada por el empleador. El empleador debe conservar una copia del certificado durante tres años después de la contratación de la persona referida o un año después de que la persona deje de trabajar para el empleador, lo que ocurra más tarde.
Empleadores de Personas Referidas por una Agencia Estatal de Empleo
Si una agencia le remite a un posible empleado con una orden de trabajo, otro formulario de remisión apropiado o una remisión autorizada por teléfono, y la agencia le envía un certificado dentro de 21 días laborales posteriores a la remisión, no tiene que verificar los documentos ni completar un Formulario I-9 si contrata a esa persona.
Certificación
Después de contratar a una persona referida y al recibir el certificado emitido por la agencia estatal de empleo, usted debe:
- Revisar la información de identificación para asegurarse de que se relaciona con la persona contratada;
- Observar a la persona firmar el certificado en el momento en que lo recibe;
- Cumplir con los requisitos de la nueva verificación al:
- Actualizar el certificado al vencimiento de la fecha de autorización de empleo si es necesario; o
- Dejar de emplear a la persona al vencimiento de su fecha de autorización de empleo en el certificado.
Consulte la Sección 6.1, Nueva Verificación de la Autorización de Empleo para Empleados Actuales, para obtener información sobre la nueva verificación. Como recordatorio, la verificación se llevará a cabo en el certificado de su empleado y no en el Suplemento B del Formulario I-9.
La agencia de su estado no está obligada a completar el Formulario I-9 ni a emitir certificados para sus empleados que son contratados por tres días o menos. Si esta es la política de su agencia estatal, debe completar el Formulario I-9 para estos empleados.
Nueva verificación / recontratación
No es necesario volver a verificar a un empleado si:
- Volverá a contratar al empleado dentro de tres años posteriores a la fecha de emisión de su certificado inicial; y
- Determina que el certificado pertenece al empleado y que sigue estando autorizado para trabajar.
Si revisa el certificado y determina que el empleado no parece estar autorizado para trabajar, vuelva a verificar al empleado y actualice el certificado. Esto significa que el empleado debe presentar documentos adicionales para demostrar que está autorizado para trabajar. Consulte la Sección 13.1, Documentos de la Lista A que establecen la identidad y la autorización de empleo, o la Sección 13.3, Documentos de la Lista C que establecen la autorización de empleo, para obtener documentos aceptables para la nueva verificación.
No vuelva a verificar los siguientes documentos después de que caduquen:
- Pasaporte estadounidense;
- Tarjeta de pasaporte de Estados Unidos;
- Formulario I-551, Registro de Extranjero/Tarjeta de Residencia Permanente; y
- Documentos de la Lista B.
Si no vuelve a verificar oportunamente la autorización de empleo de un empleado y continúa empleando a la persona después de que haya vencido su autorización de empleo, es posible que haya violado INA 274A(a)(2) y podría estar sujeto a sanciones según lo dispuesto en la Sección 11.0, Discriminación Ilegal y Sanciones por Prácticas Prohibidas.
Retención de documentos
Debe documentar cualquier referido de trabajo autorizado por teléfono como evidencia de la orden de trabajo. Conserve los referidos de trabajo donde conserva sus Formularios I-9.
Debe tener un certificado para cada persona referida que esté en su nómina y retenerlo durante un período de tiempo después de que dejen de trabajar para usted. La retención de certificados para una persona referida recontratada se calcula a partir de la última fecha de contratación. Para calcular cuánto tiempo conservar un certificado:
- Si la persona referida trabajó durante menos de dos años, conserve el certificado durante tres años después de la fecha de contratación.
- Si la persona referida trabajó durante más de dos años, conserve su certificado durante un año después de la fecha en que dejó de trabajar para usted.