14.0 Algunas preguntas que usted podría tener sobre el Formulario I-9

Los empleadores y los empleados pueden encontrar más información sobre el Formulario I-9 en Central I-9 en uscis.gov/es/central-i-9.

1. ¿Tienen que completar el Formulario I-9 los ciudadanos y no ciudadanos de Estados Unidos?

Sí. Aunque los ciudadanos y no ciudadanos de Estados Unidos son automáticamente elegibles para empleo, ellos también deben presentar los documentos requeridos y completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Los ciudadanos estadounidenses incluyen personas nacidas en Estados Unidos, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes Estadounidenses y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte. Los nacionales estadounidenses no ciudadanos son personas que deben lealtad permanente a los Estados Unidos, lo que incluyen a los nacidos en Samoa Americana, incluida la Isla Swains. Los ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia (FSM) y la República de las Islas Marshall (RMI) no son nacionales no ciudadanos, sin embargo, son elegibles para trabajar en Estados Unidos.

2. ¿Tengo que llenar el Formulario I-9 para los contratistas independientes o sus empleados?

No. Por ejemplo, si contrata a una empresa de construcción para que realice reformas en su edificio, no tiene que llenar el Formulario I-9 para los empleados de esa empresa. La empresa constructora es responsable de completar el Formulario I-9 para sus propios empleados. Sin embargo, no puede utilizar un contrato, subcontrato o intercambio para obtener la mano de obra o los servicios de un empleado que sabe que no está autorizado a trabajar.

3. ¿Qué ocurre si completo y conservo correctamente el Formulario I-9 y DHS descubre que mi empleado no está realmente autorizado a trabajar?

Usted dispondrá de una defensa de buena fe contra la imposición de sanciones al empleador por contratar a sabiendas a una persona no autorizada, a menos que el gobierno pueda demostrar que usted tenía conocimiento de la condición de no autorizado del empleado.

4. ¿Puedo pedir a un empleado que muestre un documento específico al completar el Formulario I-9?

No. El empleado puede elegir qué documento(s) presentar de la Lista de Documentos Aceptables. Debe aceptar cualquier documento (de la Lista A) o combinación de documentos (uno de la Lista B y otro de la Lista C) que figuren en el Formulario I-9 y se encuentren en la Sección 13.0 y que parezcan razonablemente auténticos y estar relacionados con la persona que los presenta. Lo contrario podría constituir una práctica laboral desleal relacionada con la inmigración que infringe la disposición contra la discriminación de la INA. No debe tratar de forma diferente a las personas que parezcan y/o suenen extranjeras en el proceso de reclutamiento, contratación o verificación.

Para más información sobre la discriminación durante el proceso del Formulario I-9, póngase en contacto con la línea directa para empleadores de la IER al 800-255-8155 (TTY para sordos o con dificultades auditivas: 800-237- 2515) o visite su sitio web en justice.gov/ier.

Nota: Los empleadores que participan en E-Verify solo pueden aceptar un documento de la Lista B si contiene una fotografía.

5. ¿Cuál es mi responsabilidad en relación con la autenticidad de los documentos que me presenta un empleado?

Debe examinar la documentación original y, si parece razonablemente auténtica y referirse a la persona que la presenta, debe aceptarla. Lo contrario podría constituir una práctica laboral desleal relacionada con la inmigración. Si la documentación no parece ser razonablemente auténtica o estar relacionada con la persona que la presenta, no debe aceptarla.

No obstante, debe dar al trabajador la oportunidad de presentar otros documentos de las Listas de Documentos Aceptables.

6. ¿Puedo aceptar una copia de un documento de un empleado?

Los empleadores que examinen en persona los documentos de los trabajadores sólo pueden aceptar la documentación original de los empleados. La única excepción es que un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.  Los participantes en E-Verify con buena reputación que opten por examinar de forma remota la documentación del Formulario I-9 de los empleados pueden aceptar copias de la documentación, pero luego deben ver la documentación original en una interacción de video en vivo, como se explica en las instrucciones del Formulario I-9 y en la Sección 4.5 Examen remoto de los documentos.

7. ¿Cuándo pueden los empleados presentar recibos de documentos en lugar de documentos reales de las Listas de Documentos Aceptables?

La “regla del recibo” está diseñada para situaciones en las que un empleado está autorizado a trabajar en el momento de la contratación inicial o de la nueva verificación, pero no tiene el documento real que figura en las Listas de Documentos Aceptables. No puede aceptar un recibo que demuestre que el empleado ha solicitado una concesión inicial de autorización de empleo y/o un EAD. Para más información, consulte el apartado 4.4, Recibos aceptables.

8. Mi nueva empleada presentó dos documentos para completar el Formulario I-9, cada uno con un apellido distinto. Un documento coincide con el nombre que ingresó en la Sección 1. La empleada explicó que acababa de casarse y se había cambiado el apellido, pero que aún no había cambiado el nombre en el otro documento. ¿Puedo aceptar el documento con un nombre diferente?

Puede aceptar un documento con un nombre distinto al que aparece en la Sección 1 si el documento está razonablemente relacionado con el empleado. También puede adjuntar una breve nota al Formulario I-9 del empleado en la que indique el motivo de la discrepancia de nombre, junto con la documentación de apoyo. El empleado puede aportar documentación que justifique el cambio de nombre, pero no está obligado a hacerlo. Si determina que el documento que contiene un nombre distinto no parece ser auténtico ni estar relacionado con el empleado, puede pedirle que presente otros documentos de la Lista de documentos aceptables del Formulario I-9.

9. El nombre que figura en el documento que ha presentado mi empleado se escribe de forma ligeramente distinta al nombre que ha ingresado en la sección 1 del Formulario I-9. ¿Puedo aceptar este documento?

Si el documento contiene una ligera variación ortográfica y el empleado tiene una explicación razonable para la variación, entonces el documento es aceptable si usted está convencido de que el documento parece ser auténtico y estar relacionado con el empleado.

10. El EAD de mi empleado ha caducado y ahora quieren enseñarme una tarjeta de la Seguro Social. ¿Necesito ver un documento actual de DHS?

No. Durante la nueva verificación, debe permitir que el empleado elija qué documento presentar de la Lista A o de la Lista C. Si el empleado presenta una tarjeta de la Seguro Social sin restricciones, no necesita presentar un documento de DHS en vigor. Sin embargo, si el empleado presenta una tarjeta de la Seguro Social restringida, debe rechazarla ya que no es un documento aceptable del Formulario I-9 y pedir al empleado que elija un documento diferente de la Lista A o C.