10.0 Retención del Formulario I-9
¿Cuánto Tiempo Debo Conservar un Formulario I-9?
Usted debe conservar un Formulario I-9 completo en sus archivos para cada empleado en su nómina (o que reciba remuneración) que fue contratado después del 6 de noviembre de 1986 (o el o después del 27 de noviembre de 2009, si está empleado en la CNMI). Nunca deseche el Formulario I-9 de un empleado actual y ninguna copia (o imagen electrónica) que haya hecho de la documentación del Formulario I-9 del empleado. Usted debe mantener estos registros durante el tiempo que el empleado trabaje para usted y durante un cierto período de tiempo después de que deje de trabajar para usted. Este requisito aplica incluso si el empleado termina su empleo poco después de la fecha de contratación.
Nunca envíe por correo el Formulario I-9 a USCIS o al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos.
Solo cuando un empleado deja de trabajar para usted, debe calcular por cuánto tiempo debe conservar su Formulario I-9. Las regulaciones federales establecen que usted debe conservar un Formulario I-9 por cada persona que contrate durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha en que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde.
Para calcular cuánto tiempo debe conservar el Formulario I-9 de un exempleado:
- Si trabajó menos de dos años, conserve su formulario durante tres años después de la fecha que ingresó en el campo “Primer día de empleo”.
- Si el empleado trabajó durante más de dos años, conserve su formulario por un año después de la fecha en que dejó de trabajar para usted.
Usted puede conservar el Formulario I-9 impreso, en microfilm o microficha, o de manera electrónica. Solo necesita conservar las páginas en las que usted y su empleado escribieron información. No necesita mantener las Listas de documentos aceptables en la página 2, las instrucciones o las páginas del suplemento en blanco.
La documentación insuficiente o incompleta es una violación de la sección 274A (a)(1)(B) de la INA (8 CFR Parte 274A .2(f)(2)).
Retención del Formulario I-9 impreso
Puede conservar los formularios impresos completados con firmas manuscritas originales en la localidad o en una instalación de almacenamiento fuera de la localidad durante el período de retención requerido, siempre que pueda presentar los formularios I-9 dentro de tres días laborales posteriores a una solicitud de inspección de DHS, la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) o los oficiales del Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL).
Retención del Formulario I-9 en microfilm y microficha
Puede conservar copias de los formularios impresos completados con firmas manuscritas originales en microfilm o microficha. Cuando use microfilm o microficha, debe:
- Seleccionar el stock de películas que preservará la imagen y permitirá su acceso y uso durante todo el período de retención, que podría ser de más de 20 años, dependiendo del empleado y su empresa;
- Utilizar equipos bien mantenidos para crear y ver formularios I-9 claros y legibles y reproducir copias impresas legibles para los oficiales que inspeccionan sus formularios;
- Colocar los índices en los primeros fotogramas del primer rollo de película o en los últimos fotogramas del último rollo de película de una serie. Para las microfichas, colóquelas en los últimos cuadros de la última cubierta de una serie.