10.2 Conservar Copias de los Documentos del Formulario I-9
Si elige copiar o escanear los documentos que presenta un empleado al completar el Formulario I-9, debe conservar las copias (o imágenes electrónicas) con su Formulario I-9 o su registro de empleado.
Hacer copias de los documentos de un empleado no reemplaza completar el Formulario I-9. Incluso si conserva copias de los documentos, aún debe completar y conservar completamente el Formulario I-9. Si elige conservar copias de los documentos de un empleado por razones no relacionadas con los requisitos de E-Verify, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente de su origen nacional real o percibido, ciudadanía o estatus migratorio, o puede violar las leyes contra la discriminación.
Las copias o imágenes electrónicas de los documentos deben ser recuperables de acuerdo con los estándares de DHS sobre retención electrónica, documentación, seguridad y firmas electrónicas para empleadores y empleados, como se especifica en 8 CFR 274a.2(b)(3).
Si realiza copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe conservarlos con el Formulario I-9 correspondiente o con los registros del empleado de acuerdo con los estándares de retención de registros electrónicos especificados en 8 CFR 274a.2(b)(3). Sin embargo, si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe ponerlos a disposición en el momento de una inspección del Formulario I-9 por parte de DHS, el DOJ o el DOL.
Si usted es un participante de E-Verify y elige utilizar un procedimiento alterno para examinar de manera remota la documentación del Formulario I-9 de su empleado, debe conservar copias claras y elegibles de todos los documentos que examine con el Formulario I-9 del empleado. Para obtener más información, consulte la Sección 4.1, Conservación de copias de los documentos que presenta su empleado.