4.0 Completar la Sección 2: Revisión y verificación del Empleador
Dentro de tres días laborales posteriores a la fecha en que comienza el empleo, usted o su representante autorizado deben completar la Sección 2 examinando la documentación original, aceptable y vigente, o un recibo aceptable que presente el empleado (consulte la Tabla 1: Situaciones Especiales del Formulario I-9) para determinar si parece razonablemente genuino y se relaciona con la persona que lo presenta. Por ejemplo, si un empleado comienza a trabajar el lunes, debe revisar la documentación del empleado y completar la Sección 2 el jueves de esa semana o antes. Sin embargo, si contrata a alguien por menos de tres días laborales, debe completar la Sección 2 a más tardar el primer día de empleo.
En general, usted o su representante autorizado deben revisar la documentación del empleado en su presencia. Sin embargo, si participa en E-Verify, también puede ser elegible para examinar de manera remota los documentos del empleado bajo el procedimiento alterno autorizado por el secretario de seguridad nacional. Para ver si es elegible y para obtener más guías, consulte la Sección 4.5 Examen Remoto de Documentos, así como Central I-9 e E-Verify.gov.
Usted debe permitir que el empleado elija qué documentación presentará de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9 y aceptar la documentación que parezca razonablemente genuina y se relacione con la persona que la presenta. No puede especificar qué documentación presentará un empleado de las listas de documentos aceptables del Formulario I-9. Al examinar físicamente los documentos, no se aceptan copias, excepto las copias certificadas de los certificados de nacimiento. Consulte la Sección 4.5 para los requisitos del Examen Remoto de Documentos.
Puede despedir a un empleado que no presente documentación aceptable (o un recibo aceptable de un documento) dentro de tres días laborales posteriores a la fecha de inicio del empleo. Si no completa correctamente el Formulario I-9, corre el riesgo de violar la Sección 274A de la INA y puede estar sujeto a sanciones monetarias civiles.
Los empleados pueden optar por presentar: 1) un documento seleccionado de la Lista A o 2) una combinación de una selección de la Lista B y una selección de la Lista C.
- La documentación de la Lista A demuestra tanto la identidad como la autorización de empleo. Parte de la documentación debe presentarse en conjunto para que se considere aceptable la documentación de la Lista A. Si un empleado presenta la documentación aceptable de la Lista A, no le pida que presente la documentación de la Lista B o la Lista C.
- Bajo ciertas circunstancias, USCIS puede extender automáticamente la autorización de empleo de un empleado y/o el documento de autorización de empleo más allá de la fecha de vencimiento en el documento. Un documento extendido automáticamente se considera no caducado para propósitos del Formulario I-9. Consulte la Sección 5.0, Extensiones Automáticas de Autorización de Empleo y/o Documentos de Autorización de Empleo (EAD) en Ciertas Circunstancias.
La documentación de la Lista B demuestra solo la identidad, y la documentación de la Lista C demuestra solo la autorización de empleo. Si un empleado presenta documentación aceptable de la Lista B y la Lista C, no le pida que presente documentación de la Lista A.
- Si participa en E-Verify y el empleado presenta una combinación de documentación de la Lista B y la Lista C, entonces el documento de la Lista B debe contener una fotografía. Para obtener más información, visite E-verify.gov.
Tabla 1 Situaciones Especiales del Formulario I-9
| Situación especial | Solución | Guía adicional M-274 |
|---|---|---|
| El empleado presenta una tarjeta de Seguro Social que contiene una de las siguientes restricciones: • VÁLIDO SOLO PARA TRABAJAR CON AUTORIZACIÓN DE DHS • NO VÁLIDO PARA EMPLEO • VÁLIDO PARA TRABAJAR SOLO CON AUTORIZACIÓN DEL INS |
Debido a que la tarjeta de Seguro Social restringida no es un documento aceptable de la Lista C, pídale al empleado que proporcione un documento diferente de la Lista C o la Lista A. | Sección 13 |
| El empleado es menor de edad (menor de 18 años) y no puede presentar un documento de identidad de la Lista B. | El padre o tutor legal del menor establece la identidad del menor completando la Sección 1 a nombre del menor y completando el campo de Certificación de Preparador y/o Traductor en el Suplemento A. El menor solo debe presentar un Documento de Autorización de Empleo de la Lista C. |
Sección 4.2 Menores de edad (personas menores de 18 años) |
| El empleado que tiene un impedimento físico o mental es colocado en un trabajo por una organización sin fines de lucro, asociación o como parte de un programa de rehabilitación (colocación especial) y no puede presentar un documento de identidad para la Lista B. | El representante de la organización, asociación o programa de rehabilitación sin fines de lucro, padre o tutor legal, establece la identidad de este empleado completando la Sección 1 a nombre del empleado y completando una Certificación de Preparador y/o Traductor. El empleado solo debe presentar un Documento de Autorización de Empleo de la Lista C. | Sección 4.3 Empleados con discapacidades (colocación especial) |
| El empleado tiene un EAD y/o autorización de empleo vencida, pero cualifica para una extensión automática de la autorización de empleo y/o el Documento de Autorización de Empleo (EAD) mediante una Notificación del Registro Federal (FRN), un reglamento, una Notificación de Recibo del Formulario I-797 o I-797C, una carta/notificación individual o un aviso en el sitio web. | Un EAD extendido automáticamente por FRN o notificación es un documento vigente de la Lista A para el Formulario I-9. Para obtener más información sobre lo que el empleado debe presentar junto con su EAD para completar el Formulario I-9, consulte la Sección 5.0 | Sección 5 Extensiones automáticas de autorización de empleo y/o documentos de autorización de empleo (EAD) en ciertas circunstancias |
| El empleado presenta un recibo aceptable en lugar de un documento de la Lista A, B o C vigente. | Consulte la Tabla 2 para determinar por cuánto tiempo es válido cada recibo y qué documentos debe mostrar el empleado una vez que caduque dicho recibo. | Sección 4.4 Recibos aceptables |
Al completar la Sección 2, use la información de la documentación que el empleado presentó para ingresar el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de vencimiento (si corresponde) en la Sección 2:
- Ingrese los documentos de la Lista A en la columna de la izquierda. Si el empleado presenta documentación de la Lista A que consta de varios documentos, utilice el segundo y tercer campo de la Lista A, así como el campo de información adicional, si es necesario, para ingresar esos otros documentos. Si ingresa documentos en las columnas de la Lista A, debe dejar en blanco las columnas de la Lista B y C.
- Ingrese los documentos de la Lista B en la columna central. Si ingresa un documento en esta columna, también debe ingresar un documento en la columna Lista C. Deje la columna Lista A en blanco.
- Ingrese los documentos de la Lista C en la columna de la derecha. Si el empleado presenta un documento de la Lista C que consta de varios documentos, utilice el campo de información adicional para ingresar esos otros documentos. Si ingresa un documento en esta columna, también debe ingresar un documento en la columna Lista B. Deje la columna para la Lista A en blanco.
Puede usar abreviaturas comunes para estados, títulos de documentos o autorizaciones de emisión, como “DL” para la licencia de conducir y “SSA” para la Administración del Seguro Social. El Apéndice A proporciona más sugerencias de abreviaturas.
El espacio "Información adicional" es para las notas del Formulario I-9, tales como:
- Anotaciones que describen extensiones de la autorización de empleo o la fecha de vencimiento de un documento para personas en ciertas categorías de no inmigrante o con Estatus de Protección Temporal (TPS). Para obtener más información, consulte la Sección 5.0, Extensiones Automáticas de Autorización de Empleo y/o Documentos de Autorización de Empleo (EAD) en Ciertas Circunstancias, y la Sección 7, Evidencia de Autorización de Empleo para Ciertas Categorías;
- Información de documentos adicionales que los empleados no inmigrantes F-1 o J-1 pueden presentar, incluido el número de Estudiante y Visitante de Intercambio (SEVIS) y la fecha de finalización del programa en Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Estudiante No Inmigrante, o DS-2019, Certificado de Elegibilidad al el Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), según sea necesario;
- Información del documento de reemplazo si se presentó previamente un recibo;
- Discrepancias que los participantes de E-Verify deben anotar al participar en el programa IMAGE;
- Cualquier otro comentario o anotación opcional necesaria para su proceso comercial, como fechas de despido de empleados, fechas de retención de formularios y números de verificación de casos de E-Verify.
Ingrese el primer día de empleo para salarios u otra remuneración en el espacio “Primer día de empleo del empleado (mm/dd/aaaa)”. Los reclutadores y agentes que refieren a cambio de pago no ingresan el primer día de empleo del empleado.
Las agencias de empleo pueden optar por utilizar la fecha en que se asigna a un empleado al primer trabajo o la fecha en que se incluye al nuevo empleado en el grupo de trabajo como el primer día de empleo.
La misma persona que examinó los documentos del empleado también debe completar los campos en el campo de certificación, luego firmar y fechar la Sección 2, como se muestra en la Figura 2 anterior. El empleador o representante autorizado firma y fecha la Sección 2 en los espacios provistos para dar fe del examen de los documentos que presentó el empleado. También ingrese el título, el apellido, el nombre y el nombre de la empresa u organización del empleador.
Ingrese la dirección física de la empresa, la ciudad o pueblo, el estado y el código postal. Si la ubicación no es una ciudad o pueblo, puede ingresar el nombre del pueblo, condado, municipio, reserva, etc. que se aplica. Los empleadores no pueden ingresar un apartado de correos como su dirección. Si su empresa tiene varias ubicaciones, use la dirección más apropiada que identifique la ubicación del empleador.