3.0 Completar la Sección 1: Información y Certificación del Empleado
Indíquele al empleado que complete la Sección 1 en el momento de la contratación (el primer día que el empleado comience a trabajar por un pago u otra remuneración) ingresando la información correcta y firmando y fechando el formulario. Si el empleado ingresa la información a mano, asegúrese de que el empleado escriba claramente.
Un preparador y/o traductor puede ayudar al empleado a completar la Sección 1. Los empleadores deben revisar la información y garantizar que los empleados (y sus preparadores/traductores, si corresponde) completen correctamente la Sección 1.
Figura 1a: Completar la Sección 1: Información y Certificación del Empleado
- Los empleados con dos apellidos (apellidos familiares) deben incluirlos en el campo “Apellidos”.
- Los empleados con un solo nombre deben ingresarlo en el campo “Apellido” e ingresar “Desconocido” “Nombre”.
- Los empleados con dos nombres (nombres de pila) deben incluirlos en el campo “Nombre”.
- Los empleados cuyo nombre o apellido incluya un guion o apóstrofe deben incluirlo.
- Los ejemplos de apellidos ingresados correctamente incluyen De La Cruz, O’Neill, García López y Smith-Johnson.
- Los ejemplos de nombres ingresados correctamente incluyen Mary Jo, John-Paul, Tae Young y D’Shaun.
- Los empleados deben ingresar su inicial del medio en el campo “Inicial del segundo nombre”. Los empleados que no tengan inicial de segundo nombre pueden dejar este campo en blanco.
- Los empleados deben ingresar su apellido de soltero(a) o cualquier otro apellido legal que hayan utilizado en el campo “Otros apellidos utilizados”. Los empleados que no hayan usado otros apellidos pueden dejar este campo en blanco.
Los empleados deben ingresar su dirección actual, número de apartamento (si corresponde), ciudad o pueblo, estado y código postal. Si la residencia no está ubicada en una ciudad o pueblo, ingrese el pueblo, condado, municipio, reservación, etc. en el campo “Ciudad o Pueblo”. Los empleados que no tengan una dirección postal deben ingresar una descripción de la ubicación de su residencia, como “dos millas al sur de la I-81, cerca de la torre de agua”. Los empleados que no tengan un número de apartamento pueden dejar este campo en blanco. Los viajeros de las fronteras de Canadá o México pueden ingresar su ciudad, provincia o estado, código postal y la abreviatura de su país.
Los empleados deben ingresar su fecha de nacimiento en formato de mes de dos dígitos, día de dos dígitos y año de cuatro dígitos (mm/dd/aaaa) en este campo. Por ejemplo, el 8 de enero de 1980, debe ingresarse como 01/08/1980.
Los empleados pueden proporcionar voluntariamente su número de Seguro Social o dejar este campo en blanco. Sin embargo, si usted está inscrito en E-Verify, sus empleados deben proporcionar su número de Seguro Social.
Los empleados que aún no han recibido su número de Seguro Social y que cumplen con todos los demás requisitos del Formulario I-9 pueden trabajar mientras esperan su número de Seguro Social. Pídales que ingresen su número de Seguro Social en la Sección 1 tan pronto como lo reciban.
No puede pedir a los empleados que proporcionen un documento específico con su número de Seguro Social. Hacerlo puede constituir discriminación ilegal. Para obtener más información sobre E-Verify, consulte la Sección 1.2, E-Verify: el Complemento de Verificación Basado en la Web para el Formulario I-9. Para obtener más información sobre la discriminación ilegal, consulte la Sección 11.0, Discriminación Ilegal y Sanciones por Prácticas Prohibidas.
Los empleados no están obligados a proporcionar una dirección de correo electrónico o número de teléfono en la Sección 1. Si no desean ingresar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, pueden dejar estos campos en blanco.
Los empleados deben leer la advertencia sobre las sanciones bajo la ley federal y dar fe de su ciudadanía o estatus migratorio marcando una de los siguientes recuadros en el formulario:
- Ciudadano de Estados Unidos.
- Nacional no ciudadano de Estados Unidos: una persona nacida en Samoa Americana, ciertos ex ciudadanos del antiguo Territorio del Fideicomiso de las Islas del Pacífico y ciertos hijos de nacionales no ciudadanos nacidos en el extranjero.
- Residente permanente legal: este estatus migratorio específico describe a una persona que no es ciudadano estadounidense y que reside en Estados Unidos como inmigrante con residencia permanente reconocida y registrada legalmente. Este término incluye a los residentes condicionales, que deben seleccionar este estatus. Los empleados que seleccionen este recuadro deben ingresar su Número de Registro de Extranjero de siete a nueve dígitos (número A) o Número de USCIS en el espacio provisto. El Número de USCIS es el mismo que el Número A sin el prefijo “A”. Los asilados y refugiados NO deben seleccionar este estatus, sino que deben seleccionar "No ciudadano autorizado para trabajar".
- No ciudadano (que no sean los números de artículo 2 o 3 anteriores) autorizado para trabajar: una persona a la que se le permite trabajar en Estados Unidos, pero que no es ciudadano o nacional de EE.UU. o residente permanente legal. Por ejemplo, los asilados, refugiados y ciertos ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall o Palau deben seleccionar este estatus. Los empleados que seleccionen el recuadro 4 también deben ingresar la fecha de vencimiento de su autorización de empleo. Si no vence, el empleado debe ingresar N/A. Si la autorización de empleo del empleado se ha extendido automáticamente, debe ingresar la fecha de vencimiento de la extensión automática. Los empleados también deben ingresar uno de los siguientes: Número de Registro de Extranjero (Número A) / Número de USCIS; Número de Admisión del Formulario I-94; o Número de Pasaporte Extranjero y el país de emisión.
Los empleados deben firmar y fechar el formulario. Los empleados que no puedan firmar con su nombre pueden colocar una marca en este campo para indicar su firma.
Si el empleado utiliza un preparador y/o traductor para ayudarlo a completar y/o traducir el formulario, cada preparador y/o traductor debe completar un campo separado de Certificación de Preparador y/o Traductor en el Suplemento A, Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1.
Figura 1b: Completar el Suplemento A: Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1
- Los preparadores y/o traductores no pueden ingresar un apartado de correos en lugar de una dirección física.
- Los empleados que utilicen un preparador y/o traductor para completar el formulario aún deben firmar o dejar su marca en el campo “Firma” en la Sección 1.
- Los empleadores pueden proporcionar al empleado páginas suplementarias adicionales según sea necesario y adjuntarlas al formulario completo del empleado.
- La certificación también debe completarse para aquellos menores de edad y empleados en colocación especial que requieran que un representante, padre o tutor legal complete la Sección 1 para ellos. Consulte las Secciones 4.2 y 4.3 para obtener más información.
Usted debe asegurarse de que todas las partes del Formulario I-9 se completen correctamente, o podría estar sujeto a sanciones según la ley federal. El empleado debe completar la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo. No puede pedirle a una persona que no haya aceptado una oferta de trabajo que complete la Sección 1. Antes de completar la Sección 2, debe revisar la Sección 1 para asegurarse de que el empleado la haya completado correctamente. Puede revisar los documentos del empleado y completar la Sección 2 en cualquier momento entre la fecha en que el empleado acepte la oferta de trabajo y complete la Sección 1 dentro de tres días laborales posteriores a la contratación. Revise los posibles errores con el empleado. El empleado debe corregir cualquier error confirmado, agregar sus iniciales y la fecha en que realizó la corrección. Los empleadores no pueden solicitar documentación para verificar la información ingresada en la Sección 1.