2.0 ¿Quién debe completar el Formulario I-9?

Usted debe completar el Formulario I-9 cada vez que contrate a cualquier persona para realizar trabajos o servicios en Estados Unidos a cambio de salarios u otra remuneración. La remuneración es cualquier cosa de valor dada a cambio de mano de obra o servicios, incluidos alimentos y alojamiento. El requisito de completar el Formulario I-9 aplica a los nuevos empleados contratados en Estados Unidos después del 6 de noviembre de 1986, así como los nuevos empleados contratados en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI) a partir del 28 de noviembre de 2009.

Asegúrese de que el empleado reciba las instrucciones de manera electrónica o impresas y complete la Sección 1 del Formulario I-9 en el momento de la contratación. “Contratación” significa el comienzo del empleo a cambio de salarios u otra remuneración. El tiempo de contratación se anota en el formulario como el primer día de empleo. Los empleados pueden completar la Sección 1 antes del momento de la contratación, pero no antes de que el empleador extienda la oferta de trabajo y el empleado la acepte. Puede revisar los documentos del empleado y completar la Sección 2 en cualquier momento a partir de la fecha en que el empleado acepte la oferta de trabajo y complete la Sección 1 dentro de tres días laborales a partir de la fecha de contratación. Por ejemplo, si el empleado comienza a trabajar el lunes, debe completar la Sección 2 antes del jueves.

Puede designar o contratar a cualquier persona que elija para completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o al Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, en su nombre como, por ejemplo, un miembro del público general, oficiales de personal, capataces, agentes o notarios públicos. Esta persona es conocida como su representante autorizado. El representante autorizado debe realizar todas las tareas del empleador descritas en las instrucciones y en este manual, y completar, firmar y fechar la Sección 2 o el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, en su nombre. Usted es responsable de cualquier infracción relacionada con el formulario o el proceso de verificación, incluidas las infracciones cometidas por el representante autorizado que actúe en su nombre.

USCIS no requiere que usted tenga un contrato u otro acuerdo específico con un, representante autorizado para propósitos del Formulario I-9. Si el empleador opta por utilizar un notario público como representante autorizado, esa persona no actuará en calidad de notario. Esta persona debe realizar las mismas funciones requeridas a un representante autorizado, incluidas las firmas. Cuando actúe como representante autorizado, un notario público no debe proporcionar un sello notarial en el Formulario I-9.

Los empleados no pueden actuar como representantes autorizados para su propio Formulario I-9. Por lo tanto, los empleados no pueden completar, actualizar o hacer correcciones a la Sección 2 o al Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación por sí mismos, o dar fe de la autenticidad de la documentación que presentan.

Si un empleado trabajará por menos de tres días laborales, las Secciones 1 y 2 deben completarse en el momento de la contratación (en otras palabras, antes del primer día de empleo).

No complete el Formulario I-9 para empleados que:

• Son contratados en o antes del 6 de noviembre de 1986 (o en o antes del 27 de noviembre de 2009, en la CNMI), continúan en su empleo, y tienen una expectativa razonable de empleo en todo momento;
• Son empleados para el trabajo doméstico ocasional en una casa privada de forma esporádica, irregular o intermitente;
• Son contratistas independientes;
• Son empleados por un contratista que proporciona servicios por contrato (como contratación de empleados o agencias temporales) y le proporcionan mano de obra; o
• No están trabajando físicamente en suelo estadounidense.

Si trabaja por cuenta propia, no necesita completar el Formulario I-9 en su propio nombre a menos que sea empleado de una entidad comercial separada, como una corporación o sociedad. En ese caso, usted y cualquier otro empleado deben completar el Formulario I-9.

Nota: No puede contratar a una persona que sabe que no está autorizada para trabajar en Estados Unidos.